転職活動をしていると、応募先企業から面接日程調整や選考通過の連絡がメールで来る場合があります。
そんなとき、「返信の仕方がわからない…」と悩む人は多いはず。
転職活動において、メールのやり取りは第一印象を決める重要な要素です。そこで、この記事では転職活動中に必要となるメール返信の例文を完全網羅し、基本マナーも紹介します。
状況に応じた返信例文を参考にしながら、スムーズなコミュニケーションを目指しましょう。
転職のメール返信の基本マナー
転職活動における応募企業先へのメール返信には、最低限守らなければいけないマナーがあります。
選考前に採用担当者とやりとりするメールによって、第一印象が決まるといっても過言ではありません。
以下のポイントを意識して返信すれば、基本マナーはもう大丈夫！
返信メールの構成は6つの要素で組み立てよう
メールの構成は「件名」「宛先」「挨拶」「内容」「締め」「署名」の6つの要素で成り立ちます。
項目ごとに正しいビジネスマナーや適した書き方があるので、以下で実際に見ていきましょう。
1. 件名
返信する際、件名には自動的に「Re:」が追加されますが、そのまま残した状態で送信するのがベストです。
件名を変えてしまうと、逆に用件がわからなくなってしまう可能性があるため注意してください。
新たにメールを送る場合は、名前と用件を簡潔にまとめたものを件名にすると良いでしょう。
また、繰り返しやりとりをしていると「Re:」が増えていくケースがありますが、件名が見にくくなってしまうので、1〜2個のみ残した状態で返信するのがおすすめです。
Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
2. 宛先
本文の前に、冒頭には必ず宛先を記載します。
会社名は、株式会社や有限会社などの法人格は省略せずにきちんと正式名称で書いてください。部署名や名前が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載しましょう。
株式会社◯◯
◯◯部◯◯課
◯◯（フルネーム）様
3. 挨拶
「お世話になっております。」という書き出しの後に、自分の名前を名乗ります。初回の場合のみ「お世話になります。」と挨拶しましょう。
働きながら転職活動をしている場合でも、現職の会社名は記載する必要はありません。
選考段階やメールの内容に応じて、「貴社の中途採用に応募させていただきました〇〇です」や「本日一次面接をしていただきました〇〇です」などを付けるとより丁寧な印象になります。
お世話になっております。
この度、貴社の中途採用に応募させていただきました、〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
4. 本文
本文では、まず連絡をいただいたお礼から始めます。日時や場所が指定されていれば、改めて記載して相違がないか確認します。
改行と段落分けを活用し、わかりやすく見やすい内容になるよう意識しましょう。
たとえば面接日程を提案された場合や自分から提案する場合、または内定への返信など、シチュエーションによって適した返信内容は変わってきます。
さまざまなパターン別でメール返信の例文を次項で徹底解説しているので、ぜひ参考にしてください。
一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
いただきました下記の日程にてお伺いします。
日時：〇月〇日（〇）〇時～
場所：〇〇ビル 〇階
5. 締め
用件を記載した後は、感謝を伝える言葉で締めましょう。
改めて、面接の機会をくれたことへのお礼だったり、忙しい中メールを読んでくれたことへのお礼だったり、感謝が伝わる内容を最後に記載すると好印象です。
この度は、改めまして貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
6. 署名
署名の内容は、名前・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスが基本です。署名にも現職の社名は記載しなくて問題ありません。
電話があったり郵送物が送られてきたりする場合もあるので、間違いのないように正確に記載してください。
本文としっかり区切って見やすくするために、「-」「=」「*」などの記号で上下を囲むと良いでしょう。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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24時間以内の返信を心がけよう
ビジネスメールにおいて、即レスは鉄則です。確認したらすぐに返信するようにして、遅くても24時間以内には返信しましょう。
もし日程調整が必要ですぐに返信できない場合も、決まるまで放置するのではなく「いつ返答できるのか」を明記して取り急ぎ返信するのがおすすめです。事情や理由なども簡潔に述べると良いでしょう。
返信は早ければ早いほど良いですが、注意すべきなのは返信する時間帯です。応募企業の就業時間内に送るのがベストです。
深夜など一般常識に欠けた時間帯にメールを送ってしまうと、採用担当者によっては良くない印象を抱く可能性があります。
どうしても平日の日中に返信することが難しい場合は、メールの送信予約機能などを使用して翌日の午前中に送信するように設定しておきましょう。
なお、万が一返信していないまま24時間以上経過してしまった場合は、深夜は避けて気づいた時点で返信するべきです。
その際は必ず「ご返信が遅くなりまして、誠に申し訳ございませんでした。」と謝罪の一言を添えて送りましょう。
正しい敬語を使おう
転職活動では、言葉遣いや正しい敬語が使えているかどうかも重要なポイントです。
正しい敬語を覚えておくと、メールでも面接でも活用できますし、転職活動成功後実際に働き始めてからも役に立ちます。
以下によくある間違いをまとめてみたよ！
×：了解しました
○：承知しました・かしこまりました
×：御社（話し言葉）
○：貴社（書き言葉）
×：よろしかったでしょうか
○：よろしいでしょうか
×：見ました
○：拝見しました
×：ご覧になられる
○：ご覧になる
×：伺わせていただきます
○：伺います
転職成功の鍵！面接日程のメール返信例文4パターン
転職メールにおけるマナーを覚えたところで、実際に返信を作るのは難しいと感じる人も多いのではないでしょうか？
ここでは、転職活動のシチュエーションに応じてアレンジして使えるメール返信の例文を4つ紹介します。
①面接日程の候補日を自分から提示するとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程でお伺いすることが可能ですので、
ご調整いただけますと幸いです。
【1】 〇月〇日（〇）0時〜0時
【2】 〇月〇日（〇）0時〜0時
【3】 〇月〇日（〇）0時以降いつでも調整可能
上記日程であればお伺いすることが可能ですので、
お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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②面接日程の候補日を企業からもらったとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
いただきました日程の中から、下記でお伺いしたく存じます。
〇月〇日（〇）0時〜0時
ご多忙の中、面接日程をご調整いただき感謝申し上げます。
当日は履歴書と職務経歴書を持参いたします。
他に必要なものがあれば、ご連絡いただけますと幸いです。
貴重なお時間を頂戴いたしますが、
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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③指定された面接日程の候補日と都合が合わないとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ぜひお伺いしたく存じます。
ただ、大変申し訳ございませんが、
ご提示いただいた日程は現職の都合上、
貴社にお伺いするのが難しい状況です。
勝手なお願いで誠に恐縮なのですが、
よろしければ以下の日程で再度ご調整いただけるかどうか、
一度ご確認いただけますと幸いです。
【1】 〇月〇日（〇）0時〜0時
【2】 〇月〇日（〇）0時〜0時
【3】 〇月〇日（〇）0時以降いつでも調整可能
こちらの都合でお手数をおかけいたしますが、
ご確認何卒よろしくお願い申し上げます。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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④面接（選考）を辞退したいとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
◯月◯日（◯）00：00より
一次面接のお時間を頂戴しておりましたが、
一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。
日程調整などで貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
身勝手なお願いで大変申し訳ございません。
メールによって面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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覚えておくと便利！面接日程以外のメール返信例文5パターン
①面接後にお礼を伝えるとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして
誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺い、★貴社の仕事内容や考え方について
理解を深めることができ、さらなる魅力を感じ
貴社で仕事をしたいという気持ちがより一層強くなりました。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、ご連絡差し上げました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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②内定を承諾するとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
貴社より内定を頂戴した〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。
入社後はこれまでの経験を生かし、
貴社の戦力として1日でも早く活躍できるよう
努力して参ります。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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③内定を辞退するとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
貴社より内定を頂戴した〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
このような喜ばしいお知らせをいただきながら大変恐縮ではございますが、
検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
書類選考や面接でのご対応などに貴重なお時間を
割いていただいたにもかかわらず、
辞退させていただくことを大変心苦しく感じております。
面接を担当いただいた◯◯様をはじめ、
採用に関わってくださった皆さまに、心より感謝申し上げます。
メールでのご連絡となったことを、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりますが、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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④内定を保留するとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
貴社より内定を頂戴した〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
迅速に入社を承諾するお返事をすべきところ、
大変恐縮ではございますが、
返答については〇月〇日まで猶予をいただくことは可能でしょうか？
内定をいただいておきながら、私の都合でのご相談となり、
誠に申し訳ございません。
現在、選考が進んでいる企業がほかにもあり、
最終選考が〇月〇日となっております。
可能であれば、そちらの話も聞いてから
お返事をさせていただきたいと考えております。
貴社にはもちろん大きな魅力を感じておりますが、
慎重に考えた上で、貴社に失礼のないよう後悔のない状態で
入社させていただきたく存じます。
身勝手な申し出となり大変恐れ入りますが、
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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⑤履歴書など書類を添付するとき
【件名】Re:（先方から来たメールの件名そのまま）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
〇〇 〇〇（フルネーム）と申します。
先日ご依頼いただきました、
履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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名前フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町00-00-00
電話番号：000-0000-0000（自宅：00-0000-0000）
メールアドレス：tenshoku-3kyoudaiii@secondspell.ne.jp
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まとめ
転職活動において、応募企業から来るメールへの返信はとても重要といえます。
メール返信のタイミングから敬語の使い方まで全て評価対象となっている可能性があるため、本記事を参考にして慎重に返信を送るようにしましょう。
逆にいえば、レスポンスが早いかつ言葉遣いや礼儀も正しくできているメールを送るだけで、採用担当者にとっては好印象となります。
送る前の最終チェックも必ずしよう！
